Moderne Zusammenarbeit in Unternehmen findet bereichsübergreifend statt. Multidisziplinäre Teams arbeiten quer zur Linie an strategisch relevanten Projekten. Sie entwickeln neue Geschäftsmodelle oder passen bestehende Modelle an veränderte Anforderungen des Marktes an. Die multidisziplinäre Teamarbeit hat viele Vorteile, fordert aber die Gesamtorganisation zuweilen auch gehörig heraus. Wie kann die Arbeit multidisziplinärer Teams optimal mit der Linienorganisation synchronisiert werden?

Voraussetzung für die Synchronisation ist Klarheit über Aufgaben und Verantwortungen in allen Bereichen. Diese Klarheit ist Grundlage für Autonomie und für motiviertes und sinnstiftendes Arbeiten Einzelner und Teams. Sie befähigt die gesamte Organisation, ihre Wertschöpfung für externe Kunden optimal zu organisieren. Die fifty1-Anwendung des Kreise- und Rollenmodells kann dazu einen wichtigen Beitrag liefern.

Das Kreise- und Rollenmodell bringt Transparenz in die Ablauforganisation

Organigramme bilden die Aufbauorganisation ab und zeigen: Wer ist die Chefin, wie heißt das Team, die Abteilung, der Bereich, der Jobtitel, wie lautet die Jobbeschreibung. Sie sind ist klar und transparent.

Die Ablauforganisation eines Unternehmens lässt diese Klarheit häufig vermissen. Kaum jemand hat den Überblick über die quer zur Linie arbeitenden multidisziplinären Teams, die erfolgskritische Tasks bearbeiten. Die Stärke dieser Teams: Je nach Auftrag holen sie die relevanten Funktionen ins Team. Jemand aus dem Vertrieb, aus dem Marketing, der IT, also Kompetenzen aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Sie entwickeln neue Services, neue Dienstleistungen und Produkte, bearbeiten neue Märkte, führen eine neue Technologie ein. Oft ist Digitalisierung ein Treiber.

Die Erwartungen an diese Arbeitsgruppen sind hoch. Immer wieder bleiben die Ergebnisse allerdings hinter den Erwartungen zurück, weil sie unter der Überlastung von Top-Performern, zu knappen Ressourcen und Konflikten leiden. Kein Wunder, denn die Bedingungen der Zusammenarbeit sind anspruchsvoll. Das Kreise- und Rollenmodell kann dich dabei unterstützen, die multidisziplinären Teams und die gesamte Ablauforganisation klar und transparent zu beschreiben. Ergänzend zum Organigramm der klassischen Organisation bildest du damit die alltägliche Realität der multidisziplinären Teams ab und sorgst für einen Überblick über den Einsatz aller Ressourcen.

Professionelles Set-up der multidisiziplinären Teams schont Ressourcen

Wenn alle Stakeholder gleich beim Start eines multidisziplinären Teams die erforderlichen Rollen klären, werden viele Frustrationen und Konflikte vermieden. Unter anderen sind folgende Fragen hilfreich dabei:

• Wer soll welche Aufgaben übernehmen?
• Welche Verantwortung ist damit verbunden?
• Wie viel Prozent der Arbeitszeit wird dafür nötig sein?

Die Rollenklärung macht sichtbar, welche Flexibilität den Expert:innen abverlangt wird. Sie werden für einen Teil ihrer Zeit von ihrer Homebase abgezogen, ohne ihre angestammte Position aufzugeben. Die Mitwirkung am Neuen finden sie attraktiv, weil sie eine Chance darstellt, zu gestalten, Verantwortung zu übernehmen und bei erfolgsträchtigen Entwicklungen dabei zu sein. Häufig kommt allerdings eine realistische Einschätzung ihrer Be- und Überlastung zu kurz. Viele Top-Performer sind chronisch überlastet. Sie sitzen ununterbrochen in Meetings und haben gar keine Zeit mehr, die vielen Tasks zu erledigen. Sie kommen regelmäßig an ihre Grenzen, wenn sie in vielen bereichsübergreifenden Teams gebraucht werden und auch in ihrem Kernbereich unverzichtbar sind.

Ein Beispiel: In einem erfolgreichen Unternehmen der Dienstleistungsbranche wurde ein multidisziplinäres Team damit beauftragt, die Digitalisierung des Angebots voranzutreiben. Der Erfolgsdruck war ohnehin schon hoch, alle für die Aufgabe gebrauchten Expert:innen waren bereits ausgelastet. Entsprechend schwer war es, das Team in einen Flow zu bringen. Mit dem Rollenmodell gelang es, die Situation zu entspannen. Zunächst klärte das Team, wer in dem Projekt welche Aufgaben übernehmen sollte und welche Verantwortungen damit verbunden waren. Manche Teammitglieder waren in beratender Funktion tätig, andere übernahmen gestaltende Rollen plus die dazugehörende Verantwortung. In der Diskussion wurden unterschiedliche Sichtweisen und Missverständnisse geklärt. Viele Spannungsfelder konnten, noch bevor sie ihre Sprengkraft entwickelten, adressiert und entschärft werden.

Unserer Erfahrung nach handelt es sich um typische Probleme in Unternehmen. Mit dem Kreise- und Rollenmodell bekommst du solche Probleme in den Griff.

Standardisierte Methode schafft Klarheit

Das Kreise- und Rollenmodell ist eine bewährte  Methode, die es jedem einzelnen  Team ermöglicht, Aufgaben, Erwartungen und Verantwortungen in den multifunktionalen Teams transparent zu machen. Unterstützend wird ein digitales Tool eingesetzt, in dem dokumentiert wird, wer welche Aufgaben und Verantwortungen übernimmt. Jede Veränderung wird eingepflegt, der Status quo des Ressourceneinsatzes ist dadurch immer aktuell mit Historie abrufbar.

Die transparente Ablauforganisation macht deutlich, dass Expert:innen mehrere Rollen in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens haben. Du kannst in einem Team beratend tätig sein, in einem anderen die Leitungsfunktion haben und in einem dritten deine Kernkompetenzen erweitern. Alle, die in ihren jeweiligen Rollen gemeinsam an einem Thema arbeiten, bilden einen Kreis. Ein Kreis kann 1:1 einem Bereich entsprechen oder bereichsübergreifend sein. 

Die Frage der Überlastung kann das Kreise- und Rollenmodell nicht lösen, es kann sie aber sichtbar und damit diskutierbar machen. Das ermöglicht es den Beteiligten, fundierte Entscheidungen treffen. Es ist wie beim Hausbauen. Du kannst darüber reden, oder du kannst einen Plan zeichnen. Beim Zeichnen des Plans treten die unterschiedlichen Sichtweisen, Perspektiven, Erwartungen, auf das unterschiedliche Verständnis sehr schnell zu Tage. Missverständnisse und Konflikte werden sehr früh sichtbar. Unterschiedliche Erwartungen werden schnell ausdiskutiert.

Aufbau- und Ablauforganisation synchronisieren für mehr Wertschöpfung

Überall, wo Menschen zusammenarbeiten, ist ein gemeinsames Modell, das Sichtbarkeit und Klarheit schafft, hoch effizient. Das gilt besonders in sehr dynamischen Umwelten. Es schafft Orientierung und psychologische Sicherheit in allen multidisziplinären Teams. Darüber hinaus bietet die Arbeit mit dem Modell allen Stakeholdern rasch und unkompliziert Überblick über den Einsatz der vorhandenen Ressourcen.

Organisationen sind dafür da, mit Produkten oder Services Nutzen für ihre Kunden zu generieren. Das gelingt umso besser, je optimaler Aufbau- und Ablauforganisation synchronisiert sind. Es ist ein Erfolg, wenn eine Arbeitsgruppe ihre Aufgabe schnell und qualitativ hochwertig erledigt. Sie trägt damit zur Wertschöpfung des Unternehmens bei. Noch besser ist es, wenn alle Bereiche wie ein gut laufendes Uhrwerk aufeinander abgestimmt sind. Das Kreise- und Rollenmodell kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten.

Du willst mehr über die Anwendung des Kreise- und Rollenmodells in deiner Organisation erfahren? Buche direkt ein Gespräch mit unserem Experten Oskar Dohrau.

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