Entwicklung eines gamifizierten Onboarding-Programms für BMW

von | Okt 19, 2022 | Case Study, Digitale Transformation, Gamification, Organisationsentwicklung

Gelungenes Onboarding ist essenziell für Mitarbeiter:innen und Unternehmen. Zahlreiche Studien zeigen, dass die Weichen für Arbeitszufriedenheit und verringerte Fluktuation in der allerersten Phase der Zusammenarbeit gestellt werden. In diesem Blogartikel erfährst du, wie wir mit dem M-Ressort der BMW Group einen attraktiven und effizienten Onboarding-Prozess entwickelt haben. Zentraler Wunsch war die Integration von Gamification-Elementen. Sehr erfreulich: Eine BMW-interne Studie bestätigte bereits die Vorzüge des gamifizierten Onboarding-Formats gegenüber dem früheren klassischen Prozess. Lernmotivation und Lernerfolg stiegen deutlich.

Onboarding neu: APP mit Gamification-Elementen

Welcome @ Planet M ist ein gamifiziertes Blended Learning-Format für Neueinsteiger:innen im M-Ressort der BMW-Group. Kern des Produkts ist eine App, die die Vorzüge einer Online-Lernplattform in ein interaktives Spiel einbettet. Entwickelt haben wir es gemeinsam mit unserem Kooperationspartner CREATE. Die Ergebnisse haben wir bei unserem Webinar des eLearning Journals und in einem Video Podcast präsentiert. Das Wichtigste daraus findet ihr hier aufbereitet als Case Study.

Das frühere Onboarding-Programm des M-Ressorts der BMW-Group bestand im Wesentlichen aus einer Willkommensveranstaltung. Dort wurden Vorträge präsentiert und neue Mitarbeiter:innen konnten sich untereinander vernetzen. Covid-19 hat die Rahmenbedingungen verändert, Präsenzveranstaltungen waren nur sehr eingeschränkt oder gar nicht möglich. Das gab den Anstoß darüber nachzudenken, wie das Onboarding moderner, hochwertiger und mit dem Einsatz moderner Technologien neugestaltet werden konnte. Ausdrücklicher Wunsch war der Einsatz von Gamification-Elementen im neuen Prozess. Weitere Ziele lauteten: Den Onboarding-Prozess attraktiver machen, Lernziele nachhaltiger vermitteln, das digitale Mindset des M-Ressorts direkt erlebbar machen und die Anschlussfähigkeit des neuen Prozesses im M-Ressort evaluieren.

Iteratives Projektdesign

Das Projekt wurde ausschließlich remote ausgerollt. Dank unserer Expertise in digitaler Kollaboration und im Remote Leadership konnten wir gut für eine geeignete Projektstruktur sorgen: Passende virtuelle Räume, Tools und Moderation bildeten die Rahmenbedingungen für einen kreativen Game Design-Prozess. Einige Eckpfeiler des fifty1-Projektdesigns möchten wir besonders hervorheben.

Agile Projektabläufe sind aus der Entwicklung von Software und Spielen nicht mehr wegzudenken. Das iterative Vorgehen stellt sicher, dass Veränderungen und Weiterentwicklungen rasch kommuniziert werden. Regelmäßiges Testen und Einholen von Feedback sorgt dafür, dass das Projekt sich kontinuierlich an den Vorstellungen und Bedürfnissen des Auftraggebers ausrichtet.
Der Entwicklungszeitraum für Welcome @ Planet M war mit drei Monaten eng gesteckt. Wir entschieden uns deshalb für zweiwöchige Zyklen. Zu Beginn jedes Sprints wurden die Ziele für den Zyklus vereinbart, die nach dieser Zeit im Review geprüft wurden. In der abschließenden Retro reflektierte das Team die Erfüllung der Erwartungen, die Stimmung und die Qualität der Zusammenarbeit. Einen Überblick über verwendete kreative Ideen für Meetings, Check-ins und Retros findest du im Anhang.

Ko-Kreation in allen Projektphasen

Für uns ist ko-kreatives Arbeiten selbstverständlich, daher waren BMW, CREATE und fifty1 in allen Entwicklungsphasen involviert. Ideen und Kritik waren stets willkommen. Hier zeigt sich die Stärke des iterativen Vorgehens: Kommentare und Anregungen können jederzeit von allen Seiten gesehen und bearbeitet werden. Vor allem für die Kundenseite kann das durchaus zeitintensiv und nervenaufreibend sein. Ihr Engagement ist trotzdem sehr wichtig, damit Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und verhindert werden.

Zum sorgfältigen Erwartungsmanagement gehört auch der Hinweis, dass Design und Bedienbarkeit der Mockups und Prototypen, die während der ersten Sprints präsentiert werden, noch weit entfernt liegen von den Ansprüchen an das Endprodukt. Bei Welcome @ Planet M hatten wir mit Oliver Oberthuer im M-Ressort einen erfahrenen Ansprechpartner, der diese Besonderheiten der Ko-Kreation unternehmensintern frühzeitig kommunizieren konnte. Eine weitere wichtige Erwartung, die wir vor Projektstart kommunizierten, betraf das Projektteam aufseiten des Auftraggebers. Kurz gesagt: Je heterogener, desto besser. Mehr dazu findest du ebenfalls im Anhang.

Transparenter und allzeit abrufbarer Projektstatus

Marktplatz für die Zusammenarbeit war eine Whiteboard-Software. Dort wurden nicht nur Vereinbarungen, Ziele und Veränderungen dokumentiert, sondern auch die Ergebnisse der gemeinsamen Kreativarbeit. Alle Projektverantwortlichen konnten so den Projektfortschritt in Echtzeit abrufen. Unklarheiten und Vorschläge sollten entweder sofort oder im nächsten Meeting in der Gruppe geklärt werden. Unsere Empfehlung: Sprintziele und Projektstatus werden am besten sichtbar, wenn direkt im Whiteboard ein Kanban-Board mit sichtbarem Backlog und Sprintzielen geführt wird. Die im Konzern verwendete Whiteboard-Software, DEON, verfügt über einen ausreichend großen Funktionsumfang.

Feedback von einer Leadership Community einholen

Zu Beginn des Projekts wurden einige besonders interessierte und engagierte BMW-Führungskräfte eingeladen, eine Leadership Community zu bilden. Ihre Aufgabe: Sie sollten als Sparring-Partner:innen die Weiterentwicklungen in der App kritisch prüfen. Hat sich die Usability tatsächlich verbessert? Entsprechen die Änderungen im Design den Vorgaben des letzten Sprints? Die Leadership Community bekam nur am Ende der Sprints Einblicke in die Weiterentwicklung, sie war jedoch nicht in den Prozess der Entwicklung involviert. Das war besonders wichtig, denn nur so konnte jene Mischung aus Nähe und Distanz entstehen, die die Sparring-Partner:innen brauchten, um ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen.

Den Prozess spielerisch gestalten

Aus der Perspektive einer Teilnehmerin lässt sich am besten nachvollziehen, wie die Reise durch das M-Ressort im neuen Onboarding-Prozess gestaltet wurde. Die neue Mitarbeiterin Antonia erhält gleich zu Beginn den Zugangslink zur Landingpage. Per Video begegnet sie ihrer fiktiven Vorgesetzten, Frau Weber. Ein Überraschungseffekt ist eingebaut: Frau Weber stellt Antonia einige Fragen, Antonia wählt die Antworten aus, die ihr richtig oder passend erscheinen. Anhand der Reaktionen von Frau Weber bekommt Antonia ein Gefühl für ihre Gesprächspartnerin. Am Ende erhält Antonia in jedem Fall eine Einladung zur Willkommensveranstaltung, wo sie noch mehr über das M-Ressort und ihre neue Arbeitsumgebung erfahren wird. Über diese Art der Simulation im interaktiven Video findest du im Anhang mehr Information.

Bei der Willkommensveranstaltung trifft Antonia erstmals ihre neuen Kolleg:innen und erhält erste Einblicke in die Abläufe des M-Ressorts. Nach der Veranstaltung findet sie eine Mail mit einem QR-Code in ihrem Posteingang. Sie folgt der Einladung, die Welcome @ Planet M-App aus dem App-Store herunterzuladen.

Antonia startet die App und wählt zuallererst ihren individuellen Avatar aus. Dann geht es los: Planet M liegt vor ihr. Mit ihrem Finger dreht sie die Weltkugel und sieht unterschiedliche Kontinente, Ozeane und Städte, die sie bereisen kann. Mit dem Tippen auf eine Stadt taucht sie in einen der Bereiche des M-Ressorts ein. Frau Weber begrüßt sie nun in einem kurzen Video. Gleich danach sagt auch eine Kollegin aus dem Fachbereich „Hallo“ und erzählt Antonia von ihren Tätigkeiten und jenen des Bereiches.

Spielerisch explorieren und lernen

Innerhalb des Bereichs findet Antonia die wichtigsten Informationen zum Nachlesen. Allerdings wartet hier auch eine Mission auf sie. In einem Mini-Game spielt sie Tipps für das Abschluss-Quiz frei. In die Mission ist auch ein Augmented Reality-Spiel eingebaut. Die Aufgabe ist für die erfahrene Spielerin Antonia ein Klacks und auch das anschließende Quiz über den Fachbereich besteht sie erfolgreich. Damit hat sie die Mission bestanden und erhält dafür ein Abzeichen. Die Fortschrittsanzeige wandert weiter nach rechts, die Punktezahl steigt. So behält Antonia den Überblick darüber, wie weit sie in ihrer Lernreise schon gekommen ist. Dann geht es weiter zum nächsten Fachbereich.

Antonia kann selbstständig wählen, wann sie an welcher Mission weiterspielen möchte. So stellt sie ihre individuelle Welt- und Lernreise auf Planet M zusammen. Nach zwei Wochen erreicht sie den letzten Fachbereich und besteht auch hier das Quiz. Ein Feuerwerk breitet sich über Planet M aus. Abschließend meldet sich Frau Weber in einem letzten Video zu Wort und gratuliert Antonia zu ihrer Leistung.

Evaluierung auf zwei Ebenen

Nachdem Antonia alle Aufgaben gemeistert hat, erhält sie einen Fragebogen. Sie beantwortet dabei sowohl Fragen zur Bewertung von Welcome @ Planet M als auch Wissensfragen zu den Bereichen und den Inhalten, mit denen sie sich in der App beschäftigt hat. Ihre Angaben und jene der anderen Teilnehmer:innen werden anonymisiert gesammelt. Dann werden sie mit den Aussagen einer Kontrollgruppe verglichen, die noch den klassischen Onboarding-Prozess durchlaufen hat.

Erfolg des neuen Onboarding-Prozesses eindrucksvoll bestätigt

Der erste Durchgang von Welcome @ Planet M startete mit über 100 Teilnehmer:innen. Das neue Konzept und die eingesetzten neuen Technologien wurden in einer wissenschaftlich begleiteten Evaluation mit den Feedbacks von Mitarbeiter:innen verglichen, die noch den klassischen Onboarding-Prozess erlebt hatten.

Die wichtigsten Studienergebnisse auf einen Blick:

  • 31 % höhere Lernmotivation bei Welcome @ Planet M
  • 48 % höherer Lernerfolg
  • 91 % der Teilnehmenden zeigen Akzeptanz von Gamification

Die Teilnehmer:innen des Onboarding-Prozesses waren von der Technologie beeindruckt. Der Erlebniswert war hoch und sie waren gefesselt von den spielerischen Möglichkeiten. Es machte ihnen Spaß. Dadurch lernten sie besser und wussten am Ende mehr über das Unternehmen und die Fachbereiche des M-Ressorts, verglichen mit Teilnehmenden im alten Onboarding-Prozess. Das zeigen die Daten sehr eindrucksvoll.

Denkst du daran, den Onboarding-Prozess in deinem Unternehmen neu zu gestalten? Oder hast du eine Frage zum Einsatz von Gamification-Elementen im Onboarding? Wenn du mehr über Gamification in unternehmensinternen Prozessen erfahren willst, ruf uns an. Wir beraten dich gerne!

Zusätzlich gibt es mehrmals die Woche hilfreiche Tipps und Tricks zum Thema Modern Leadership, Digitale Transformation, Organisationsentwicklung und New Work auf unserem LinkedIn Kanal zu lesen.

 

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